N.a.v. de overlijdensmelding wordt er in overleg met de familie een afspraak gemaakt. Of Jan, of Nieko gaat dan naar het adres dat is opgegeven. Op momenten dat het even te druk is, gebeurt het ook dat de eerste afspraak telefonisch gebeurt. In plaats van een daadwerkelijke ontmoeting is er een gesprek waarin gegevens die van belang zijn worden uitgewisseld, zodat er bijvoorbeeld reserveringen gedaan kunnen worden, enz. (In zulke situaties gaat het dan vaak om een aantal uren dat we niet beschikbaar zijn, i.v.m. een uitvaart die eerst gedaan moet worden).

Bij een overlijdenssituatie thuis moet ook de huisarts gebeld worden. Deze moet eerst het overlijden vaststellen en schrijft een verklaring van overlijden uit. Zodra deze verklaring beschikbaar is, kunnen wij u ondersteunen bij de uitvoering van de eerste praktische handelingen, zoals bijvoorbeeld de laatste verzorging van de overledene.

Bij een overlijdenssituatie in het ziekenhuis zal de overledene naar het mortuarium worden gebracht. De laatste verzorging zal daar door het personeel van het mortuarium worden gedaan. (Het overbrengen van de overledene naar een andere locatie gebeurt pas nadat er eerst een gesprek heeft plaatsgevonden).

Bij een overlijdensstituatie in een verpleeghuis/zorginstelling is het vaak verschillend. In het ene tehuis moet de laatste zorg door ons gedaan worden, een ander tehuis laat dat door eigen personeel doen. In het ene tehuis moet de overledene al vrij snel worden overgebracht, in een andere instelling krijgt een familie meer tijd, en kan een kamer nog 1 tot 5 dagen gebruikt worden voor het laatste afscheid.